Qu’est-ce qu’un Tableau Kanban ?
Signifiant “étiquette” en japonais, la méthode Kanban est un système visuel de gestion de la production. Née dans les années 50 chez Toyota, le système Kanban a été introduit dans l’univers du développement informatique dans les années 2000. Cette méthode a comme élément central la carte Kanban, qui représente un “élément de travail” (ou une tâche) et centralise un certain nombre d’informations clés pour gérer sa réalisation.
Les principaux enjeux de la méthode sont de permettre à tous les acteurs de visualiser le flux de création de valeur et de rendre explicites les règles de gestion du processus de production. Le Tableau Kanban matérialise l’état du processus à un instant donné, diffuse les règles associées et favorise la collaboration au sein des équipes.
Le système doit amener les équipes à limiter le travail en cours de façon à ce que le flux de travail soit équilibré tout au long du processus de réalisation et adapté à leur capacité. Kanban établit également un cadre qui permet de mesurer le flux de travail, piloter la charge et identifier rapidement les éventuelles points de friction.
Comment mettre en place un système Kanban ?
Définir les interfaces d’entrée et de sortie
Un système Kanban représentant le flux de travail d’un processus, il s’agit, tout d’abord, d’établir la portée du système ainsi que le ou les processus amont qui vont nourrir le processus considéré et le ou les processus aval que le flux de travail doit alimenter. La file d’attente en entrée est généralement appelée “backlog”.
Caractériser l’élément de travail
Il s’agit de catégoriser les éléments de travail et de définir la bonne granularité, c'est-à-dire le niveau d’abstraction sur lequel positionner le système Kanban de façon à favoriser la communication entre les équipes et à imposer un langage commun. Par ailleurs, la taille des éléments doit être déterminée de façon à lisser la demande et laisser la possibilité de traiter d’éventuels changements, feedbacks ou urgences.
Modéliser le flux de travail
Le flux de travail est la séquence des activités et des états qui composent le processus. Il se base généralement sur la cartographie du processus qui décrit la réalité du travail tel qu’il est effectué par les personnes impliquées. Aussi, le Tableau Kanban contient généralement des “files d’attente” entre les activités. Celles-ci matérialisent les éléments qui impactent les délais, mais pas la productivité des équipes, comme par exemple : un avis d’expert, la validation du management, une présentation à des parties prenantes, etc..
Définir les règles du système
Kanban prévoit l’instauration d’un certain nombre de règles, à chaque étape du processus. Tout d’abord, les règles d’entrée et de sortie assurent la compatibilité du processus considéré avec les processus amont et aval. Ensuite, les règles internes au flux de travail définissent les conditions d’escalade (lorsqu’un élément de travail reste bloqué trop longtemps), de changement de priorité, de purge (dans le cas où un élément de travail deviendrait obsolète), ou de passage d’une étape à une autre.
La mise en place du management visuel
Comme le définissent Laurent Morisseau et Pablo Pernot dans leur ouvrage Kanban L'approche en flux pour l’entreprise agile, le management visuel caractérise “l’utilisation de techniques de visualisation d’informations pour gérer le travail, rendre visibles les problèmes et permettre à l’équipe de réagir”.
Le management visuel a donc pour but d’aider les équipes à prendre les bonnes décisions en rendant les problématiques compréhensibles par tous et en mettant en évidence les éventuels points de friction. Pour résumer, les auteurs soutiennent que “l’objectif est que chacun puisse répondre aux questions suivantes :
- Comment bien faire son travail sans qu’on lui dise quoi faire ?
- Quelle est sa prochaine tâche ?
- A-t-il tout ce qu’il faut pour la réaliser ?
- Qu’est-ce qui bloque ?
- Comment son travail se situe-t-il par rapport à l’avancement, aux délais, à la qualité et plus généralement, par rapport à sa performance ?”
De son côté, la carte Kanban identifie un élément de travail et centralise les informations qui permettent sa réalisation et son pilotage, soit au moins :
- La date d’entrée dans le système ;
- La date de sortie réelle pour calculer a posteriori le temps de traversée ;
- Les informations nécessaire à la réalisation du travail ;
- Le type de travail (tâche, recherche, infra, bug, etc.) ;
- L’identifiant afin d’assurer sa traçabilité.
Enfin, le Tableau Kanban représente le flux de travail, les activités étant représentées par une colonne, et les lignes utilisées pour partitionner le travail par type, par équipe ou par priorité. Par ailleurs, l’outil doit afficher les règles, par exemple la capacité maximale par colonne, et mettre en exergue les éventuels points de blocage.