Qu’est-ce qu’un Program Board ?
Généralement utilisé dans un programme d’agilité à l’échelle, un Program Board est un artefact de management visuel inter-équipe qui représente la roadmap de chacune des équipes au cours des prochains sprints. L’outil permet, d’une part, de visualiser les dépendances entre les tâches des différentes équipes et, d’autre part, d’encourager la collaboration entre les équipes afin d’anticiper les éventuels engorgements.
Dans le cadre recommandé par SAFe, un incrément de programme (Program Increment) est composé de 5 sprints de 2 semaines chacun. Le dernier de ces sprints est généralement réservé à l’innovation et au planning du prochain incrément. C’est la raison pour laquelle un Program Board présente six colonnes : une pour chacun des 5 sprints à venir, plus une dernière colonne pour les éléments repoussés au prochain incrément du programme.
De quoi est composé un Program Board ?
La première ligne du Program Board est habituellement utilisée pour mettre en avant les jalons et les événements qui peuvent avoir une influence sur la planification ou l’organisation du programme. Ensuite, il y a autant d’autres lignes qu’il y a d’équipes dans le programme.
Visualiser le travail à venir de l’ensemble des équipes présente deux avantages : premièrement, l’artefact permet d’identifier facilement les éventuelles dépendances qui peuvent impacter la réalisation du projet et, deuxièmement, il aide les équipes à coordonner leur travail les unes par rapport aux autres.
Le Program Board est généralement préparé par le Release Train Engineer (RTE), en collaboration avec les Scrum Masters de chacune des équipes, souvent en amont, puis est complété au cours du PI Planning. Pour garder les équipes synchronisées le plus longtemps possible entre deux PI Planning, le RTE et les Scrum Masters se rencontrent toutes les une à deux semaines. Cela permet d’identifier rapidement les éventuelles déviations par rapport au plan initial.
Les dépendances sont représentées par des liens de couleur rouge, dont le niveau de tension reflète le lien de dépendances : plus le lien est rectiligne, plus la dépendance est forte. Même si les managers du programme gère celui-ci à l’échelle de la feature et les équipes développement à l’échelle de la user story, une dépendance peut concerner soit une feature ou une user story.
Comment préparer votre Program Board ?
Tout d’abord, commencez par lister tous les jalons et les événements qui peuvent avoir une influence sur la roadmap. Puis, placez-les sur la première ligne du Program Board. Ensuite, placez les features des roadmaps de chaque équipe dans les colonnes. N’oubliez pas de réserver le 5ème sprint à l’innovation et à la planification du prochain incrément du programme.
Une fois les features placées sur le tableau, identifiez celles dont la réalisation est nécessaire pour en implémenter d’autres. Mettez les features concernées en rouge, et reliez-les aux features dépendantes.
Vous pouvez également mettre en avant les “enablers” avec une post-it d’une couleur spécifique. Ce sont des éléments de travail qui ne sont pas des features en soi, mais dont la réalisation est nécessaire pour faire avancer le projet.