Cet article présente l’origine du concept de rétrospective, comment animer une cérémonie de rétrospective en Scrum, notamment à distance, et quelles fonctionnalités d’animation Draft.io vous peuvent vous aider à stimuler la créativité des participants et à objectiver le processus de prise de décision.
Origine et rationnel de la rétrospective
La rétrospective tire son origine du principe d’amélioration continue, qui est un rouage central du framework Scrum. En effet, Scrum invite les équipes à capitaliser sur les apprentissages de l’expérience vécue de façon à améliorer leur organisation et leurs processus de travail et de collaboration.
À intervalles réguliers, l’équipe réfléchit pour devenir plus efficace, puis règle et modifie son comportement en conséquence.
Principe 12 du Manifeste Agile.
Principes génériques de l’animation de rétrospective
Nous allons vous partager quelques règles et principes pour vous aider à faire de la cérémonie de rétrospective un succès. Nous allons évoquer la présentation du format de rétrospective et des règles associées, la posture du Scrum Master ou des participants, la façon d’initier et de clôturer l’atelier et la meilleure manière de définir et suivre les actions d’amélioration.
Déroulement d’une cérémonie de rétrospective
L’animation d’une cérémonie de rétrospective se déroule généralement en suivant les étapes suivantes :
- La présentation du format de rétrospective et des règles ;
- Le rappel et le suivi des actions issues de la rétrospective précédente ;
- La récolte d’idées (une idée par sticky) ;
- La sélection des points les plus importants ; et
- La détermination des nouvelles actions d’amélioration pour le sprint à venir.
Posture
Pour ce qui est de la posture, votre objectif, en tant que Scrum Master, est de créer un environnement dans lequel chacun des participants se sent suffisamment à l’aise pour prendre la parole et partager ses remarques. Pensez à rappeler que tout le monde peut parler et qu’il ne faut pas juger les remarques de ses collaborateurs. En outre, il faut éviter d’émettre des critiques nominatives.
Ice breaker et ROTI
Beaucoup de Scrum Masters recommandent de commencer la cérémonie par un Ice Breaker. L’objectif est de créer une atmosphère détendue et propice à l’échange. Aussi, ils recommandent de la clôturer en recueillant le feedback des participants, par exemple, par l’intermédiaire d’un ROTI Agile.
Actions d’amélioration
Enfin, pour s’assurer de la bonne réalisation des actions d’amélioration décidées à l’issue de la cérémonie, il est essentiel de respecter les principes suivants :
- Les actions doivent posséder un unique responsable. Ce n’est pas forcément la personne qui réalise l’action, mais c’est celle qui est responsable de sa bonne réalisation ;
- L’action doit être réaliste et facilement identifiable ; elle ne doit pas faire l’objet d’une quelconque ambiguïté d’interprétation ;
- L’action peut facilement être identifié comme “terminée” ;
- La tâche doit pouvoir être réalisée dans un temps “court”, généralement de l’ordre d’un sprint.
Animer la cérémonie de rétrospective à distance
Le télétravail s’est généralisé ces dernières années. Aujourd’hui, de nombreuses cérémonie de rétrospective se déroulent à distance, généralement avec un attelage composés d’un outil de visioconférence (Google Meet, Microsoft Team, Zoom, etc.) et d’une solution de tableau blanc collaboratif comme Draft.io. L’animation d’un atelier à distance ouvre de nouvelles problématiques. C’est pourquoi nous vous proposons ici quelques précieux conseils pour que la cérémonie se passe dans les meilleures conditions possibles.
Outils
Tout d’abord, il vous faut veiller à ce que chacun ait bien les bons outils : caméra, micro, accès aux logiciels. Aussi, pensez à vérifier que tous les participants ont la capacité ou l’autorisation d’accéder à la session de vidéoconférence et au tableau blanc collaboratif qui servira de support à la cérémonie.
Participation individuelle
Ensuite, chacun des participants doit participer à l’atelier seul depuis son ordinateur, et ce même s’il est au bureau avec d’autres participants. Le but est d’éviter les discussions parallèles, inaudibles pour les participants à distance. Demandez à chaque participant de s’installer confortablement dans une pièce isolée, où il ne sera pas déconcentré par les perturbations alentours.
Caméra
Par ailleurs, exigez que chacun allume sa caméra afin que les participants puissent lire les expressions faciales des autres participants. Vous pouvez rappeler que ce n’est pas un moyen de contrôle, mais une façon d’aider à prendre la température de l’équipe.
Capacité d’attention et durée
Enfin, la capacité d’attention est généralement plus courte à distance. Si vous le pouvez, réservez les formats plus longs et complexes aux sessions colocalisées. Si ce n’est pas le cas, proposez une pause chaque heure ou heure et demie. Se servir un café ou se déplacer aide le cerveau à se détendre et à se projeter sur les sujets qui ont été discutés auparavant.
Quelles sont les fonctionnalités utiles de Draft.io pour animer une cérémonie de rétrospective à distance ?
Draft.io a été tout particulièrement imaginé pour animer une cérémonie de rétrospective de bout en bout et intègre toutes les fonctionnalités d’animation qui vous aideront à stimuler la créativité des participants et à objectiver le processus de prise de décision.
Mode isoloir
Fonctionnalité d’animation phare de Draft.io, le mode isoloir permet aux participants de partager leurs idées de façon individuelle, sans s’influencer les uns les autres.
Lorsque le mode isoloir est activé, vous ne pouvez pas le contenu des stickies ajoutés par les autres participants. Une fois que tous les participants ont partagé leurs idées, vous pouvez dévoiler le contenu des stickies un à un ou tous à la fois.
En savoir plus sur le mode isoloir →
Enveloppes
L’enveloppe est un objet dynamique qui a pour fonction de regrouper un ensemble d’idées ou des concepts. Sa forme et sa taille s’adaptent à son contenu.
Une fois que vous avez regroupé les idées par thème dans des enveloppes, vous pouvez leur ajouter un titre et voter sur ceux-ci.
En savoir plus sur les enveloppes →
Session de vote
Draft.io vous permet d’organiser des sessions de vote sur certains objets ou tous les objets d’un board. Vous pouvez définir un nombre de votes par personne, ainsi qu’un nombre de votes par personne et par objet. Il est possible de voter sur des stickies, sur des images, des vidéos en ligne et même sur le titre des enveloppes.
A la fin de la session de vote, vous pouvez afficher les résultats sur les idées ou les concepts qui ont fait l’objet du vote, directement sur le board. C’est une fonctionnalité très pratique pour réfléchir aux actions d’amélioration à partir des résultats de la session de vote !
En savoir plus la session de vote →
Listes
Sur Draft.io, vous pouvez prendre des notes visuelles et organiser votre document d’un simple cliquer-glisser.
Vous pouvez ainsi aisément noter et hiérarchiser les actions d’amélioration que votre équipe suggère.
