Qu’est-ce que le calendrier Niko Niko ?
Le calendrier Niko Niko est un outil de management Agile qui expose visuellement la santé et la performance d’une équipe. « Niko » est une onomatopée qui décrit un « sourire » en japonais. Proposé en 2006 par Akinori Sakata, il affiche l’humeur de l’équipe de développement, créant une corrélation directe entre la santé de celle-ci et celle du projet en cours. En fournissant quotidiennement des données visuelles actionnables au chef de projet, le calendrier réduit considérablement la durée des boucles de rétroaction pour améliorer ou corriger le fonctionnement de l’équipe.
C’est une méthode simple et efficace pour vérifier l’état d’esprit et l’humeur des membres d’une équipe au cours d’un sprint. Elle mesure deux éléments subjectifs mais fondamentaux dans la conduite des projets : la motivation de l’équipe et son bien-être. Plus ces indicateurs sont au vert, mieux le projet en cours se porte. Inversement, le calendrier Niko Niko permet de faire le lien entre certains échecs dans la conduite du projet et l’humeur des membres de l’équipe.
L’avantage majeur du calendrier est la rapidité du feedback qu’il fournit : des tendances se dessinent en seulement quelques jours, pour l’équipe dans son intégralité ou pour certains de ses membres. Les managers, responsables RH ou scrum masters disposent d’un aperçu immédiat de l’état d’esprit et de l’humeur de leurs équipes. Ils peuvent identifier l’origine des frictions ou des frustrations, les mettre en lien avec les autres événements du sprint, et apporter leur soutien et des solutions lorsque la situation le requiert.
Les problèmes sont détectés rapidement – ils sont parfois même décelés en amont, grâce aux caractères prédictifs que sont les émotions de l’équipe du projet – et la conduite du projet dans son ensemble en est fluidifiée. Pour synthétiser, le calendrier fournit aux chefs de projet un outil efficace pour réagir rapidement aux problèmes et maintenir le bien-être et la productivité de leurs équipes au meilleur niveau.
Comment le mettre en place ?
Le calendrier Niko Niko se présente sous forme d’un tableau : une entrée linéaire pour chaque membre de l’équipe, une colonne par jour de la semaine. A la fin de sa journée de travail, chacun indique comment cette journée s’est déroulée pour lui, en utilisant le code visuel du calendrier.
Ce code est traditionnellement composé d’un smiley et/ou d’un rond coloré :
- Un smiley souriant, vert par exemple, témoigne d’une journée fluide ;
- Un smiley neutre, orange, signale quelques accrocs ;
- Un smiley fâché, rouge, est le signe de complications plus sévères ;
- Éventuellement un smiley triste, bleu, peut signifier une frustration.
Lorsque c’est pertinent, un sticky peut être joint à l’humeur du jour pour en préciser la raison : une complication dans le projet ou un problème de communication, par exemple. L’explication permet au chef de projet de comprendre rapidement l’origine du problème et, par conséquent, de le traiter plus rapidement.
A intervalles réguliers, l’équipe se réunit pour débriefer les données recueillies sur le calendrier. Une tendance de smileys négatifs signale à l’équipe la nécessité de se réorganiser et de réfléchir à des solutions correctives. Les données analysées peuvent aussi révéler des problèmes indépendants du sprint, qui concernent uniquement le fonctionnement de l’équipe, voire des problèmes personnels de certains membres.
Le calendrier Niko Niko ne fonctionne pas comme le Mood Board : si l’un des membres de l’équipe ne met pas à jour son humeur, elle n’est pas automatiquement considérée comme étant identique à celle de la veille. L’intérêt du calendrier est de donner à l’équipe un moyen de réguler son propre fonctionnement, en complément de la conduite même du projet.