Que signifie Obeya ?

Le terme Obeya signifie "grande salle” en japonais. Il décrit un lieu central dans lequel le management et les équipes opérationnelles peuvent échanger de façon transparente et déployer le management visuel. L’objectif est d’apporter le maximum de valeur aux clients, tout en minimisant le gaspillage.

La méthode Obeya fut introduite pour la première fois, chez Toyota, en 1993, lors du lancement de la Prius. Devant répondre à de fortes attentes du marché et sortir le nouveau modèle dans un délai court, les ingénieurs eurent l’idée de réunir toutes les informations et compétences essentielles au même endroit. L'objectif était de déterminer le plus rapidement possible l’approche optimale pour concevoir et construire le véhicule.

Bien que la méthode Obeya fut initialement imaginée pour l'industrie, elle a depuis été déployée dans d’autres secteurs, notamment dans le développement logiciel. Comme l’affirme Tim Wiegel dans Leading with Obeya, “[la méthode Obeya] aide à mieux définir la stratégie, à focaliser les énergies, à diffuser le contexte, et à insuffler une culture de l’amélioration continue et de l’apprentissage pour les dirigeants et les équipes opérationnelles”.

Comment créer une salle Obeya ?

Tim Wiegel a construit un modèle de référence dans lequel il recommande de partager la salle en 5 zones distinctes.

  • 1. Accomplir la stratégie (Lead Successful Strategies)

    Cette première zone est le point de départ de votre Obeya. Il s’y agit d’afficher la raison d’être du projet (le pourquoi), la stratégie haut niveau, et les capacités stratégiques à disposition de l’équipe, c'est-à-dire les ressources et les compétences nécessaires pour atteindre les objectifs. C’est l'Étoile Polaire du projet ; elle va guider la prise de décision et aider l’équipe à toujours rester focaliser sur les sujets qui ont le plus d’impact pour les clients et l’organisation.

    En fonction de votre projet, vous pouvez également rappeler les besoins clients ou partager des analyses externes, par exemple, en utilisant Modèle PESTEL (Politique, Économique, Sociologique, Technologique, Environnemental et Légal).

  • 2. Délivrer la valeur (Deliver Value)

    Comme Tim Wiegel le formule, “délivrer la valeur signifie allouer le temps et les ressources disponibles de façon à maximiser la valeur pour les clients et l’organisation”. Cette zone inclut 4 parties :

    • Une cartographie de la chaîne de valeur qui décompose le processus en ses principales étapes ;
    • Un entonnoir d’opportunités qui permet de rassembler et de prioriser les idées avant de les passer en production ;
    • Une roadmap d’horizon 12 à 18 mois qui force l’équipe à garder une vision haut niveau des enjeux et à anticiper les événements à venir ;
    • Un Tableau Kaban pour gérer et suivre le travail quotidien.

  • 3. Piloter la performance (Drive Performance)

    Cette zone affiche les principaux indicateurs de performance qui permettent à l’équipe de mesurer l’atteinte des objectifs. Ils sont généralement reliés aux différentes capacités stratégiques listées dans la zone Accomplir la stratégie.

    Tim Wiegel distingue deux types d’indicateurs : les indicateurs de résultat, qui mesurent la performance de la capacité stratégique concernée, et les indicateurs sous-jacents, qui mesurent tout ce qui peut impacter indirectement le résultat. Par exemple, si un indicateur de résultat est le coût total de production, les indicateurs sous-jacents peuvent être le prix des matières premières, le coût du travail, le coût de la non qualité, etc.

  • 4. Agir et réagir (Act & Respond)

    Cette zone offre à l’équipe un espace où elle peut centraliser les requêtes et les décisions qui contribuent à améliorer le processus. Chaque tâche est suivie et confiée à une personne qui est responsable de sa réalisation. L’objectif est de rapidement lever les obstacles en sollicitant les experts adéquats et les dirigeants quand la situation l’oblige.

  • 5. Résoudre les problèmes (Solve Problems)

    Cette zone est dédiée à la description et la priorisation des problèmes, l’allocation des ressources pour trouver des solutions, et la documentation de ce qui a été appris.

Quel est l’impact de la méthode Obeya sur la direction du projet ?

La méthode Obeya ne concerne pas uniquement la visualisation du travail et de la performance de l’équipe, c’est également une nouvelle approche managériale. Les personnes impliquées sur le projet doivent respecter une certaine routine de travail et de réunion, afin de dégager davantage de temps et de disponibilité d’esprit à la réalisation du travail en lui-même, à la préparation des réunions et à la collecte de faits et de données nécessaires à une prise de décision informée.

Puisque la méthode Obeya signifie plus de transparence au niveau du travail de l’équipe et des résultats, et plus de responsabilisation, elle peut impliquer un profond changement culturel et quelques réticences de la part des parties prenantes. C’est pourquoi il est recommandé de commencer par des initiatives de taille limitée, puis d’améliorer le processus au fur et à mesure que l’équipe mûrit et s’approprie la méthode.