Que vous soyez un Scrum Master débutant ou expérimenté, nous savons à quel point conserver l’implication des équipes au fur et à mesure que les cérémonies de rétrospective s’accumulent représente un véritable défi. Il est donc essentiel d’adapter les formats de rétrospective de façon à casser la routine et à conserver la pleine implication des membres de son équipe.
C’est pourquoi, nous – Jordan Vergnaud Di Sante, Christophe Servy et Alexandre Gay, tous les 3 scrum masters et coachs agiles chez Inetum – avons combiné nos expériences respectives pour vous aider, dans un premier temps, à acquérir un meilleur aperçu de l’éventail des formats de rétrospective existants et de leurs spécificités et, dans un second temps, à choisir le thème le mieux adapter à votre contexte.
1. A quoi sert la cérémonie de rétrospective ?
Parfois ressentie comme une perte de temps ou comme une réunion redondante et fastidieuse, la cérémonie de rétrospective est pourtant un rituel essentiel de l’Agilité et souvent un marqueur infaillible d’une adoption réussie de ses pratiques.
La cérémonie de rétrospective s’inscrit dans l’effort d’amélioration continue prôné par l’Agilité. A intervalles réguliers, en l’occurrence à l’issue de chaque sprint, elle force l’équipe à prendre du recul sur la conduite des opérations et à s’interroger sur ses éventuels dysfonctionnements ainsi qu’à mettre en avant ses réussites.
2. Quel est l’intérêt de varier les formats de rétrospective ?
Un sprint ayant généralement une durée pouvant aller de deux à quatre semaines et la rétrospective ayant lieu à l’issue de chaque sprint, une année calendaire peut compter en théorie jusqu’à 26 rétrospectives. Si le format reste à chaque fois identique, il apparaît évident que l’équipe peut rapidement se lasser et ne plus s’impliquer autant dans cet exercice.
Bien que la finalité de chaque cérémonie de rétrospective reste la même – identifier les problèmes que rencontre l’équipe pour optimiser son fonctionnement dans une logique d’amélioration continue –, il est important, en tant que Scrum Master, de varier les thèmes et les formats afin de stimuler l’intérêt de son équipe et d’en obtenir la meilleure implication possible.
De plus, en choisissant le bon format, le Scrum Master peut orienter la réflexion de l’équipe vers un thème particuliers tels que ses pratiques, les risques à venir ou la reconnaissance envers les autres membres de l’équipe ; et bien plus encore ! Ce changement de perspective contribue à challenger l’équipe sur sa façon de voir les choses et à creuser les problématiques et les points positifs sous des angles différents.
“Si une équipe n’a pas le temps de faire une rétrospective, cela signifie qu’elle doit en faire deux !”
Un illustre maître de l’Agilité anonyme.
Fort heureusement, la communauté Agile est créative et prolifique et, outre les formats de rétrospective classique, il existe une grande variété de formats, aux thèmes originaux, qui s’adaptent aux saisons, à l’actualité ou aux centres intérêts de votre équipe.
3. Quelles sont les différentes catégories de formats de rétrospective ?
Pour vous faire gagner du temps et vous aider à trouver le format idéal de rétrospective pour la cérémonie du prochain sprint, nous avons dressé un panorama étendu des rétrospectives existantes connues sur internet, des adaptations de formats connues et des créations de notre part. Nous les avons classées en 4 catégories : les Classiques, les Créatives, les Créatives saisonnières et les Particulières.
| Format | Description | Durée | Complexité |
| Les Classiques | |||
| Start / Stop / Continue | 3 axes de reflexion : – Start (ce qu’il faut commencer à faire) – Stop (ce qu’il faut arrête de faire) – Continue (ce qu’il faut continuer à faire) | Rapide | Facile |
| Speedboat | 4 axes de reflexion : – Ce qui nous pousse – Ce qui nous freine – Les risques à venir – L’objectif | Rapide | Facile |
| Les 3 petits cochons | 3 questions pour s’interroger sur la solidité des pratiques de l’équipe/projet : – Instable – A consolider – Solide | Rapide | Facile |
| Glad / Sad / Mad | Réflexion sur soit même avec 3 axes pour s’avoir ce qui nous à rendu : – Heureux – Triste – Enervé | Rapide | Facile |
| 4L | S’interroger sur les ressources nécessaire aux personnes et leur désire : – Liked (ce que j’ai aimé) – Learned (ce que j’ai appris) – Lacked (ce qu’il m’a manqué) – Longed (ce que j’ai désiré) | Rapide | Facile |
| Starfish | Le Start/Stop/Continue avec 2 axes supplémentaires : – Plus de – Moins de – Commencer à – Arrête de – Continuer à | Moyenne | Moyenne |
| Matrice | Une 4L revisité : – Happy – Unhappy – Thanks – Idea | Rapide | Facile |
| La Montgolfière | 4 axes de réflexion afin de déterminer : – Les éléments qui poussent l’équipe vers l’avant – Les obstacles qui tirent l’équipe vers le bas – La tempête qui se profile à l’horizon – Les leviers permettant d’éviter les prochaines intempéries | Rapide | Facile |
| Les créatives | |||
| La Fête Foraine | 4 axes de reflexion : – Ce qui nous demande beaucoup d’effort pour peu de gain – Ce qui nous donne de la visibilité et nous motive – Ce qui est douloureux – Ce qui nous fait plaisir | Rapide | Facile |
| Les 3 Vœux | 3 axes de reflexion : – Vœux pour l’équipe – Vœux pour vous – Vœux pour le projet | Rapide | Facile |
| Breaking bad | 6 axes de réflexion pour amener les sujets sous un angle différent : – Ce qui vous ralentis – Ce qui vous a aidés – Ce qu’il faut éviter, ce qui est mauvais – Le vraie bonne idée – La fausse bonne idée – Ce que l’on doit continuer pour atteindre l’objectif (Exposer en amont de la rétrospective le ou les objectifs de l’équipe) | Moyenne | Complexe |
| Les Simpsons | 5 axes de réfléxion tournés sur l’équipe : – Qu’est-ce qui ne s’est pas tout à fait déroulé comme prévu lors de la dernière itération? – Qu’est-ce qui va vraiment bien? / De quoi avons-nous besoin pour continuer? – Qui a fait du bon travail au cours de la dernière itération ? / Quels félicitations voulons-nous donner? – Que devons-nous éviter ? / De quoi devrions-nous nous éloigner ? / Que devrions-nous éviter de faire la prochaine itération? – Qu’est-ce qui nous fait rire en équipe ? / Qu’est-ce qui rend notre travail agréable ? | Moyenne | Complexe |
| Judo de Tokyo | 3 axes de réflexion mais vu sous un angle sportif avec la notion d’obstacle : – La médaille : Quel est l’objectif ? – Ce qui vous ralentit – Votre plus gros obstacle pour la médaille – Ce qui vous permet d’être plus fort | Rapide | Facile |
| Astérix | 6 axes de refléxion pour faire un bilan complet : – Quelles sont les choses que nous avons faites qui n’étaient pas très fines, un peu bourrue ? – Quelles sont les bonnes idées que nous avons eu sur ce sprint ? – Quelles sont les choses qui nous insupportent / qui nous énervent ? – Quelles sont les choses qui nous ralentissent ? – Quelles sont les choses qui nous rendent plus forts qui nous font avancer ? – Quels sont les risques pour l’avenir ? | Moyenne | Moyenne |
| La casa de Papel | 4 axes de réflexion : – Ceux qui vous soutiennent durant les grosses épreuves. Qui sont-ils ? Que vous apportent-ils ? – Ce qui est bon dans votre projet/équipe. Ce que vous devez conserver. – Ce qui est mauvais dans votre projet/équipe. Ce que vous devez éviter pour faire échouer le plan du professeur. – Que lui demanderiez-vous ? Quels sont vos doutes ? vos craintes ? | Moyenne | Moyenne |
| Kaamelott | Une 4L revisitée avec du Rôle play pour rendre la session plus amusante : – Points positifs – Questions et doutes – Points d’améliorations – Nouvelles idées | Moyenne | Facile |
| Star Wars | 3 axes de réflexion : – Les risques – Ce qui fait avancer – Ce qui ralentit | Rapide | Facile |
| Seigneur des anneaux | 6 axes de réflexion avec un texte d’introduction pour se mettre dans l’ambiance : – Ce que vous devez protéger, ce qui est agréable – La fausse bonne idée – Ce qu’il faut éviter, ce qui est mauvais – Ce qui vous a aidé – Ce qui pourrait nous faire aller plus vite la prochaine fois – Ce qui vous ralentit | Longue | Complexe |
| Vikings | 4 axes de réflexion : – Ceux qui vous soutiennent. Qui sont-ils ? Que vous apportent-ils ? – Ce qui est mauvais. Ce que vous devez éviter. – Question pour le devin. Quels sont vos doutes et vos craintes ? – Ce qui est bon, ce que vous devez conserver. | Moyenne | Moyenne |
| On refait le match | Une notation du Sprint et 3 axes de réflexion : – Quels axes d’améliorations ? – Ce qui permet d’avancer – Ce qui fait ralentir l’équipe | Rapide | Facile |
| Kudos tree | Remercier les membres de l’équipe, faire preuve de gratitude. | Rapide | Facile |
| Tweet my Sprint | 7 axes de réflexion : – Happy. Les bonnes choses – Thanks. Les remerciements – Fast. Ce qui a permis d’aller vite – Improve. Un axe d’amélioration réalisable pour le prochain Sprint – Sad. Un mal être, quelque chose qui s’est mal passé – Slow. Quelque chose qui ralenti le travail – Risk. Un futur risque | Longue | Complexe |
| Les Créatives saisonnières | |||
| Zombie (Halloween) | 4 axes de réflexion plus une catégorisation des sujets à creuser et un questionnement sur les actions menées et à mener. Rétrospective avec du rôle play pour être dans l’ambiance et passer d’une salle à l’autre : – Quels risques identifiez-vous pour la prochaine itérations ? – Quel était le “kit médical” qui vous a aidé dans l’itération ? – Quel était le poison qui vous a fait souffir pendant l’itération ? – Qui appelez-vous ? Pour demander quoi ? | Longue | Complexe |
| Harry Potter (Halloween) | 6 axes de réflexion : – Quels succès peut-on célébrer ? – Sur quoi doit-on concentrer notre attention ? – Qu’est ce qui nous guide sur notre chemin ? – Qu’est-ce qui nous dynamiserait ou nous motiverait ? – Qu’est ce qui nous a paralysé ? Ce qui nous a stoppé dans notre progès. – Quels risques pouvons-nous présager ? | Moyenne | Complexe |
| Route des vacances | 4 axes de réflexion : – Ce qui nous ralentit – Ce qui nous agace – Ce qui nous motive, nous fait avancer – Bravo, bien joué | Rapide | Facile |
| Nouvelle année | 3 axes de réflexion dont 2 pour faire de bilan de l’année passée et 1 pour se projeter sur la nouvelle année : – Qu’est-ce qui était bien ? – Qu’est-ce qui était moins bien ? – Bonne résolution : que devrait-on faire ? Avec en début de session 2 questions pour connaitre l’état physique et mental des personnes et la confiance sur le projet en début d’année. | Rapide | Facile |
| Noël | 3 axes autour de la thématique de Noël: – Les menaces et dangers. Ce qui aurait pû nous empêcher de délivrer nos cadeaux ou de les reçevoir. Les irritants qui nous ont agacés : – Ce qui à fait de vous un père Noël. Les cadeaux que vous avez apportés et/ou reçus. – Nos moteurs. Ce qui a tirés vers l’avant. Nos alliés. Ce qui nous a aidés à délivrer ou à reçevoir nos cadeaux. | Rapide | Facile |
| C’est la rentrée | 3 axes pour faire le nettoyage : – A jeter – A réutiliser – A acheter | Rapide | Facile |
| Les Particulières | |||
| Timeline | Bilan complet sur une longue période donnée. Se remémorer des évènements importants sur cette période, les points clefs. | Moyenne | Moyenne |
| Radar | Permettre à l’équipe de s’auto-évaluer sur 12 critères (Motivation, Cohésion, Communication interne, Organisation, Relations externes, Compétences, Objectifs, Moyens, Gestion des Obstacles, Performances, Réunions, Agilité) liés au fonctionnement de l’équipe. Peut servir d’indicateur à l’équipe. | Longue | Moyenne |
| Dixit | Que les membres de l’équipe fasse preuve d’empathie, et de déclencher des discussions sur des sujets parfois inattendus. | Moyenne | Moyenne |
| Bono coffee | Trouver des solutions à des problématiques avec un atelier qui mix le Lean Coffee et les chapeaux de Bono. | Longue | Complexe |
| Pieuvre | Faire un bilan plus cadré sous différents axes. Adapté à une utilisation en agilité à l’échelle pour un rétrospective multi équipe. Les 8 axes : – Comitologie – Organisation – Communication – Outillage – Reporting – Cadrage – Qualité – Livraison | Longue | Complexe |
| La main secourable | Atelier pour revoir les rôles dans une équipe avec les responsabilités de chacun, puis comment mettre en place de l’entraide entre les équipiers. | Longue | Complexe |
| Problem Solving | Trouver des solutions à des problématiques avec un atelier qui mix la Liberating Structures “What, So what, Now what” et les “5 whys” : – What : description du problème – So What : Impact du problème – 5 Why : Recherche des roots cause – Priorisation des actions liées au root cause (matrice effort/benefice) – Moyens de vérifier la résolution des problèmes : Critères d’acceptation | Longue | Complexe |
| Fleur de lotus | Permet d’aborder des problématiques ciblées et déterminer des axes de résolution | Moyenne | Moyenne |
4. Comment choisir le format de rétrospective le plus adapté à mon contexte ?
Comme nous avons conscience que le champ des possibles est très large et qu’il n’est pas toujours évident de s’assurer de faire le bon choix, nous avons préparé un arbre de décision qui vous aidera à sélectionner le format le plus adapté à votre contexte, c’est-à dire, celui qui aura le plus de chance de stimuler la réflexion au sein de votre équipe.
Par contexte, nous entendons votre maturité en ce qui concerne l’utilisation des rétrospectives en tant que Scrum Master et la maturité de l’équipe qui participe à la cérémonie.
5. Quelques conseils et astuces pour faire de votre cérémonie de rétrospective un succès
En premier lieu, en tant que Scrum Master (ou “Leader Serviteur”), vous devez vous assurer que chaque membre du groupe adopte une posture adaptée et propice à l’échange. Ainsi, il est important de favoriser la bienveillance et la transparence et de garder, en toute circonstance, une posture d’écoute active.
Indépendamment de ce que nous découvrons, nous comprenons et nous croyons sincèrement que chacun a fait du mieux qu’il ou elle a pu, selon ce qui était connu à ce moment, ses aptitudes et capacités, les ressources disponibles et le contexte du moment.
Norman L. Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews.
Il faut que chaque membre de l’équipe, quelle que soit sa personnalité, sa séniorité ou son antériorité, puisse se sentir en toute sécurité lorsqu’il prend la parole. Cela requiert une réelle humilité de la part de chaque membre de l’équipe.
Outre l’identification des dysfonctionnements, il est important de mettre en avant les réussites et de remercier les membres de l’équipe qui nous ont aidé à faire notre travail et à atteindre nos objectifs. En effet, identifier ce qui fonctionne de façon satisfaisante et réfléchir aux causes de ce bon fonctionnement contribuent grandement à conserver et à renforcer les bonnes pratiques.
5.1 Quelques conseils spécifiques pour animer votre cérémonie de rétrospective à distance
Nous nous plaçons dans la situation où tous les participants se trouvent à distance, et non dans une situation hybride où certains des participants seraient colocalisés, configuration qui, selon notre expérience, n’est pas propice au bon déroulement de l’atelier.
Les règles que nous préconisons sont relativement classiques :
- Chaque participant doit disposer d’une caméra et l’activer ; c’est indispensable pour lire l’expression faciale des participants ;
- Les participants ne doivent pas mener d’autres activités en parallèle ; cela nuit à la qualité de l’écoute et des échanges.
Par ailleurs, nous conseillons de démarrer la cérémonie avec un ice breaker afin d’apporter un côté ludique et de conclure par un ROTI pour recueillir le feedback des participants concernant l’efficacité perçue de l’atelier.
5.2 Quelques conseils spécifiques pour animer votre cérémonie de rétrospective en présentiel
L’objectif des conseils que nous proposons est de rendre la cérémonie de rétrospective plus informelle que les autres cérémonies.
Tout d’abord, en ce qui concerne le lieu, nous vous recommandons de mener la cérémonie dans un endroit plus chaleureux qu’une salle de réunion conventionnelle, si possible un lieu qui dispose de canapés, de fauteuils, etc. Si c’est impossible, vous pouvez mener la rétrospective en dehors de l’entreprise, par exemple, autour d’un repas ou d’un café.
Une rétrospective est également l’occassion de se détendre, de prendre le temps d’échanger sur des sujets non-professionels et de célébrer le Sprint. A ce titre, prévoyez des boissons, quelque chose à grignoter et, pourquoi pas, un peu de musique pour détendre l’atmosphère.
Bien sûr, les ordinateurs doivent rester fermés et les téléphones dans la poche pour que les participants puissent pleinement se connecter entre eux et profiter au maximum de l’instant présent.
Et, pour finir, n’oubliez pas de démarrer la cérémonie par un Ice Breaker pour apporter un côté ludique et de la conclure par un ROTI pour recueillir le feedback des participants concernant l’efficacité perçue de l’atelier.
